El registro de la jornada laboral de los trabajadores va a un paso más hacia la digitalización tras los últimos anuncios del Gobierno de España. Según adelantó el pasado mes de noviembre la vicepresidenta segunda, Yolanda Díaz, el objetivo es que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los datos de forma remota y en tiempo real, eliminando así, la necesidad de los registros físicos o presenciales.
Esta medida se integraría dentro de la propuesta de la reducción de la jornada a 37,5 horas semanales que tiene previsto el Ejecutivo, junto con la imposición de sanciones más severas, que podrían llegar a los 10.000 euros, para aquellas empresas que no cumplan con los requisitos establecidos.
Todos estos cambios hacia el registro de la jornada laboral digital representan un avance en el control y la transparencia, pero también plantea retos significativos, especialmente para pequeños negocios como autónomos y pymes que aún utilizan sistemas manuales como el registro en papel o programas informáticos como una plantilla de excel.
A continuación, analizamos en detalle lo que supondrá el fin al registro de hora de entrada y salida en papel, las opciones telemáticas que hay y cómo han ido cambiando las normativas en busca de esa digitalización.
¿Qué dice la Ley sobre el registro de la jornada laboral?
Desde 2014, la legislación española ya comenzó a dar pasos importantes hacia la formalización del registro de la jornada laboral. De hecho, el Estatuto General de los Trabajadores ya planteaba la necesidad de llevar un control en aquellas modalidades de empleo a tiempo parcial.
Mientras, las sentencias del Tribunal Supremo, que en 2017 establecieron la obligatoriedad de registrar las horas extraordinarias, fueron otro punto de inflexión.
El Real Decreto-Ley 8/2019 marcó un antes y un después en la forma de fichar en las empresas. Con su entrada en vigor se estableció la obligación del registro diario de las horas de trabajo de todos los empleados, independientemente del tipo de jornada y el tamaño de la compañía.
Esta normativa se centró en reducir el fraude laboral y garantizar que todos los empleados, contaran con una protección regulada respecto a su tiempo de trabajo. Así, se establecieron requisitos claros para el registro y la conservación de los datos.
En 2023, la medida continuó adaptándose a nuevas realidades laborales, como el teletrabajo. Se incentivó a las empresas a utilizar herramientas integradas con otros sistemas laborales para que los empleados presenciales y a distancia tuvieran las mismas condiciones y procedimientos en el registro de sus horas.
Requisitos legales según el Estatuto de los Trabajadores
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de las empresas de llevar un registro detallado de la jornada laboral, que es aplicable a todos los empleados, independientemente de la modalidad de su contrato. Estos son los requisitos principales:
- Registro diario con las horas de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador.
- Datos obligatorios sobre la identidad del trabajador y la empresa en el registro.
- Conservación de los registros durante un periodo mínimo de cuatro años y, accesibles, para los empleados y la Inspección de Trabajo.
- Cumplimiento de normativas por parte de las empresas, tanto en el tiempo máximo de trabajo, como en los descansos establecidos en el Estatuto.
Métodos para fichar en el trabajo permitidos hasta el momento
Existen diversas formas de llevar a cabo el registro de la jornada laboral de los trabajadores, dependiendo del tamaño y necesidades de la empresa. ¡Vamos a verlas!
Registro de la jornada laboral en papel
A pesar de la tendencia hacia la digitalización, algunos lugares de trabajo todavía recurren a métodos manuales para la gestión del registro de jornada. Estos métodos son útiles en determinadas circunstancias, pero su uso puede acarrear desventajas en términos de eficiencia y seguridad.
Algunas empresas utilizan todavía hojas impresas para que los empleados anoten manualmente su hora de entrada y salida. Este formato, aunque sencillo, puede dar lugar a errores de transcripción y tiene un mayor riesgo de manipulación o falsificación de datos, lo que puede acarrear problemas legales.
Mientras, las plantillas de excel ofrecen una solución intermedia entre los métodos digitales y manuales. Estas hojas de cálculo permiten a los empleados ingresar su horario de trabajo de forma estructurada. Aunque es más eficiente que el registro en papel, todavía requiere de un proceso manual que puede ser propenso a errores.
Métodos telemáticos
Los software de gestión de horarios y aplicaciones móviles son los recursos más utilizados actualmente. Herramientas como Control Laboral, recomendada por nuestros compañeros de Jenasa ofrecen funciones como:
- Registro en tiempo real de entradas y salidas
- Generación de informes automatizados
- Acceso remoto para inspecciones
Otros sistemas avanzados para controlar los horarios
También existen otros métodos que están ganando popularidad, especialmente en empresas con trabajadores remotos o con alta rotación, y que ofrecen una precisión casi total y reducen la posibilidad de fraude:
- Controles biométricos
- Huellas dactilares o reconocimiento facial
- Dispositivos de geolocalización
- Sistemas RFID
El impacto del registro de la jornada laboral digital en pequeños negocios
Para las grandes empresas que ya cuentan con sistemas avanzados de gestión laboral, esta medida supone una adaptación técnica relativamente sencilla. Sin embargo, para los autónomos y pymes que aún recurren al registro de la jornada laboral en papel, existen ciertos desafíos. Estos son los inconvenientes más destacados:
- Coste de implementación. La adquisición de software telemático o apps para fichar en el trabajo puede ser un gasto considerable para negocios con presupuestos ajustados.
- Falta de formación. Ciertos sectores y empleados pueden carecer de conocimientos técnicos para manejar estas herramientas.
- Carga administrativa. La adaptación a los nuevos requisitos supone un esfuerzo adicional para quienes ya gestionan múltiples responsabilidades.
El papel del coworking en la implementación del registro telemático
Los espacios de coworking ofrecen un entorno ideal para facilitar la transición hacia el registro de la jornada laboral en formato remoto o digital.
Estos espacios de trabajo compartido cuentan con recursos como conexiones seguras a internet y herramientas digitales, que pueden integrarse fácilmente con los sistemas de registro.
De hecho, en La Guarida Creativa contamos con sistemas RFID que se pueden adaptar a las empresas que tienen sus sedes en alguno de nuestros espacios.
Contamos con profesionales que trabajan desde diferentes ubicaciones y pueden gestionar el registro de la jornada desde cualquier dispositivo conectado, algo básico y esencial en un coworking hoy en día. Además, también fomentamos la adaptación a las nuevas normativas, mediante nuestras charlas formativas y talleres.
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